Teams如何新增联络人？

在Teams中新增联络人，首先点击左侧“聊天”图标，然后选择右上角的“新建聊天”按钮。输入联络人的姓名或电子邮件地址，选择正确的联系人并开始聊天，即可将其添加为联络人。新增联络人后，您可以方便地与其进行即时消息和文件共享。

Teams新增联络人功能概述

什么是Teams中的联络人

• 联络人是团队成员和外部人员的集成：在Teams中，联络人指的是你在应用内添加的联系人，既可以是团队成员，也可以是组织外部的人员。联络人不仅限于在Teams内的直接沟通对象，还包括使用Microsoft 365或Outlook中的通讯录中的联系人。通过将联络人添加到Teams中，用户可以在平台内直接进行即时消息、视频会议或语音通话。
• 联络人功能与通讯录的整合：Teams中的联络人功能与Microsoft 365和Outlook中的通讯录紧密集成。当用户在Teams中新增联络人时，系统会自动从Outlook、Exchange和其他支持的服务中同步相关联系人，确保你的联络人始终保持更新。无论是同事、合作伙伴还是客户，Teams使得联系管理变得更加简便和集中。
• 联络人的角色和类型：Teams中的联络人可以分为不同的角色。除了直接同事和内部人员外，用户还可以添加外部合作伙伴或客户作为联络人，并根据需要与其进行沟通。不同的角色和访问权限可以通过Teams的权限设置进行定制，从而确保信息安全性。

Teams新增联络人的作用与好处

• 集中管理所有沟通对象：通过在Teams中新增联络人，用户能够方便地集中管理所有沟通对象，包括内部同事、外部客户和合作伙伴。无论是发送即时消息、安排会议还是共享文件，Teams提供了一个统一的平台，减少了在多个应用之间切换的时间。通过联络人功能，用户可以直接从Teams应用中查看和访问联系人信息，提高工作效率。
• 提升跨组织沟通效率：Teams的联络人功能不仅支持内部沟通，还能帮助用户与组织外部的人员建立联系。通过邀请外部联络人参与频道或会议，Teams打破了组织边界，促进了跨组织协作。用户可以轻松地与客户、供应商和合作伙伴进行实时沟通，而不需要使用第三方应用，这在远程工作和全球化协作中尤为重要。
• 增强团队协作与信息共享：将联络人添加到Teams后，团队成员可以快速找到彼此并展开讨论。无论是在进行日常沟通、讨论项目进展，还是解决紧急事务，团队成员都能通过即时消息、语音或视频会议进行高效协作。通过整合联络人功能，Teams使得信息共享更加便捷，减少了信息丢失或遗漏的风险。

如何通过Teams管理和查看联络人

• 查看和访问联络人列表：在Teams中，用户可以通过左侧的“聊天”或“呼叫”标签进入联络人列表。通过该列表，用户可以查看所有已添加的联络人、群组和频道。每个联络人的信息包括其姓名、状态、最近联系时间以及可能的电话号码和电子邮件地址。此外，用户还可以根据不同的群组、项目或部门对联络人进行分类，帮助快速找到需要联系的人员。
• 搜索和筛选联络人：Teams中的搜索功能使得查找特定联络人变得更加便捷。用户可以通过在搜索框中输入联系人姓名、职位或公司名称，快速找到相关联络人。此外，Teams还提供筛选功能，允许用户根据最近的互动、活跃状态等信息对联系人进行排序。通过这些筛选工具，用户可以在短时间内定位到最需要联系的人，确保高效沟通。
• 管理联络人信息与设置：Teams允许用户管理联络人信息，例如修改名称、头像、联系方式等。如果有变动或需要添加新的信息，用户可以在联系人详情页进行更新。此外，用户还可以设置联络人的通知偏好，决定是否接收来自特定联络人的消息提醒，这有助于避免信息干扰并专注于最重要的沟通。

如何在Teams中手动新增联络人

通过搜索功能添加联络人

• 使用搜索框快速查找联系人：在Teams的界面中，用户可以通过顶部的搜索框快速查找并添加联络人。只需输入联系人姓名、邮箱或公司名，系统将自动显示与之匹配的结果。点击正确的联系人后，用户可以通过其资料页选择直接添加该联系人为联络人。此方式适用于已在组织内使用Teams的人员，能够快速识别并添加至联系人列表。
• 搜索结果的过滤与筛选：如果组织内人员较多，用户可以通过搜索框旁边的筛选工具，按部门、职位或团队进行筛选，从而精确找到特定的联系人。通过这种方式，可以避免添加错误或重复的联系人，确保联系人列表的准确性和清晰度。
• 自动显示相关联系人：当你输入部分联系人信息时，Teams会自动显示相关联系人，包括你在组织中的同事以及已经在你通讯录中的其他人员。这样，用户可以快速定位并添加新联络人，减少手动输入的时间，提升操作效率。

添加外部用户为联络人的步骤

• 邀请外部用户加入Teams：在Teams中，除了内部员工外，还可以添加外部用户为联络人。首先，确保组织已允许与外部人员的协作。在“聊天”或“团队”标签下，用户可以点击“新建聊天”或“新建团队”，然后输入外部用户的电子邮件地址。系统会自动邀请该用户加入团队或群聊，从而使其成为你可联系的联络人。
• 外部用户的权限设置：添加外部用户时，管理员可以为外部用户设置不同的权限，例如是否允许加入频道、参与会议或访问特定文件。这些权限设置有助于确保外部用户不会滥用系统资源，同时也能根据需要与之有效协作。外部用户收到邀请后，通过Teams客户端或网页版就可以加入并开始与团队成员互动。
• 查看外部用户的联络信息：一旦外部用户接受邀请并加入，你可以在Teams中查看该用户的基本信息，如姓名、邮箱以及个人状态等。外部用户在Teams中的互动和沟通将与内部成员保持一致，提供了便捷的跨组织合作体验。

编辑和更新联络人信息

• 编辑现有联络人信息：在Teams中，用户可以轻松地编辑和更新已添加的联络人信息。进入联系人详情页面后，点击编辑按钮，修改联络人的名称、电话号码、电子邮件等基本信息。如果联络人的职位或部门发生变化，用户也可以更新相关信息，确保信息的准确性。
• 更新联络人头像与状态：除了修改基本信息外，Teams还允许用户更新联络人的头像和状态。例如，用户可以为某个联络人上传新的照片，或者更新其当前的在线状态（如“在线”、“离开”或“请勿打扰”）。这些个性化的设置有助于用户在快速浏览联系人时，迅速了解每个联络人的可用性和角色。
• 同步与自动更新：在Teams与Microsoft 365等其他平台的集成下，联系人信息可以与组织中的其他应用保持同步。例如，若某个联络人的信息在Outlook中发生了变化，这些更改也会自动反映在Teams中。这样，用户无需手动更新每个平台的联系人信息，从而节省了时间并避免信息不一致的情况。

使用Teams联系人列表管理联络人

如何创建和管理联系人组

• 创建联系人组：在Teams中，用户可以根据不同的项目、部门或团队创建联系人组。通过“聊天”界面，点击“新建聊天”按钮，并在弹出的界面中选择“创建联系人组”选项。接着，可以将相关的联系人添加到该组内。这种分组方式帮助用户按需组织联系人，使得与特定小组或项目成员的沟通更加高效。
• 管理联系人组成员：创建联系人组后，用户可以随时更新组内成员，添加新成员或移除不再需要的人。点击联系人组名称进入组设置，可以查看组内成员的详细信息，并对组成员进行添加或删除操作。此外，用户还可以为联系人组设置不同的权限，例如设置组成员能否发起聊天或管理组内设置。
• 使用标签和分类：为了更好地管理联系人组，用户可以通过添加标签（如“项目A成员”、“客户支持”）对组内成员进行分类。这样，用户可以根据特定标签快速查找和联系相关人员，提升沟通效率和响应速度。

在Teams联系人列表中查找联络人

• 利用搜索框进行查找：在Teams中，查找联系人非常简单。通过顶部的搜索框，输入联系人姓名、邮箱或部门名，系统会自动显示匹配的联系人。如果联系人列表较长，使用搜索功能可以帮助用户快速定位到需要联系的人，避免浪费时间在浏览联系人列表上。
• 筛选和排序功能：Teams还提供了筛选和排序工具，用户可以按照最近联系时间、在线状态、部门等条件对联系人进行排序，进一步提高查找效率。通过这些筛选选项，用户可以迅速找到那些最近与自己有沟通的联系人，确保最紧急的事项能够得到优先处理。
• 通过部门或角色查找：如果你希望与某个特定部门或角色的成员进行联系，Teams允许用户按角色或部门进行筛选。在联系人列表中，你可以选择显示某个团队或部门的成员，这对于需要跨部门协作的工作尤为重要。通过角色筛选，用户可以快速找到特定工作领域的联系人，提升协作效率。

删除或隐藏不常联系的联络人

• 删除联系人：对于不再需要联系的人，Teams允许用户将其从联系人列表中删除。进入联系人详情页面，点击“更多选项”（通常是三点按钮），选择“删除联系人”。删除后，联系人将不再出现在列表中，用户也不再能够直接与其沟通。这一功能特别适用于整理联系人，减少列表的冗余。
• 隐藏联系人：如果用户不希望删除联系人，但又不希望在联系人列表中看到某些不常联系的人，可以选择将其隐藏。进入联系人设置，选择“隐藏联系人”选项，联系人将不会出现在默认的联系人列表中，但依然可以通过搜索来查找并恢复显示。隐藏联系人有助于保持联系人列表的整洁，并且不影响与该联系人的任何沟通。
• 管理已隐藏的联系人：隐藏联系人后，用户仍然可以随时恢复显示。在Teams的设置中，用户可以访问“隐藏联系人”列表，并选择恢复某些已隐藏的联系人。恢复后，这些联系人将重新出现在默认的联系人列表中，方便重新建立联系。

Teams联络人同步功能

如何同步Microsoft 365联系人到Teams

• 通过Microsoft 365账户自动同步：Teams与Microsoft 365紧密集成，因此，所有通过Microsoft 365通讯录管理的联系人（如Outlook联系人）都会自动同步到Teams中。用户只需登录自己的Microsoft 365账户，Teams会自动将已存储在Outlook中的联系人同步至Teams的联络人列表中，这样可以确保无论是在Teams还是Outlook中，联系人信息都是一致的。
• 同步后的联系人显示：同步完成后，用户可以在Teams中直接访问这些联系人，进行即时消息、语音和视频通话等操作。同步的联系人信息包括姓名、邮箱、电话号码等，确保用户可以轻松找到并联系他们的同事或外部合作伙伴。同步后，Teams还会根据用户与联系人之间的互动频率，智能显示最常联系的联系人，提升沟通效率。
• 同步设置的管理：管理员可以在Microsoft 365管理中心配置联系人同步的设置，包括是否允许某些类型的联系人同步到Teams，或者是否启用与外部通讯录的同步。此设置帮助管理员控制数据同步的范围和安全性，确保只同步相关的联系人信息。

手机通讯录与Teams联络人的同步

• 通过Teams移动应用同步通讯录：在Teams的移动应用中，用户可以选择将手机通讯录中的联系人同步到Teams中。只需在Teams应用中打开设置，选择“联系人同步”选项，授权应用访问手机通讯录后，Teams会自动将手机中存储的联系人同步到应用的联络人列表。这样，即使你没有在Teams中直接添加某些人，只要这些人存在于手机通讯录中，也能通过Teams与其建立联系。
• 同步外部联系人：通过手机通讯录的同步功能，Teams还可以帮助用户轻松与外部联系人进行沟通，特别是客户、合作伙伴或供应商等。同步后的外部联系人可以在Teams中进行搜索、消息发送或视频会议等操作，不仅限于组织内部的成员。
• 隐私与权限管理：为了保护用户隐私，Teams提供了控制权限的功能，用户可以决定是否允许同步所有联系人，或者仅同步特定的联系人。此外，用户也可以随时在设置中关闭联系人同步功能，从而避免将个人手机上的联系人同步到Teams，确保个人信息的隐私性。

同步功能的设置与权限管理

• 启用或禁用联系人同步：管理员和用户都可以在Teams设置中控制联系人同步功能。在Teams的设置界面中，用户可以选择是否启用联系人同步功能。如果公司不希望员工将外部联系人与Teams同步，管理员可以通过Microsoft 365管理中心禁用该功能，确保组织内部的联系人信息保持私密。
• 同步权限的分配与管理：在组织层面，管理员可以设置联系人同步的权限，决定哪些成员可以将外部联系人同步到Teams。例如，组织内的某些成员可能需要与外部客户频繁沟通，管理员可以允许这些成员同步外部联系人，而其他成员则仅限于内部通讯。管理员还可以限制某些特定部门或团队的联系人同步权限，确保信息管理的安全性。
• 管理同步后的联系人数据：管理员和用户在同步联系人时，还可以对同步后的联系人数据进行管理。管理员可以查看所有同步的联系人数据，确保没有敏感信息泄露或未经授权的联系人被添加到系统中。如果需要，管理员也可以批量删除不必要的联系人，或者调整同步设置，以便最大程度地保护组织和员工的隐私。